Czym się różni data sprzedaży od daty wystawienia faktury?

Data sprzedaży a data wystawienia faktury to zagadnienie często budzi wątpliwości wśród przedsiębiorców, ponieważ wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego zarówno w podatku dochodowym (PIT), jak i w VAT. Warto więc wiedzieć, jak prawidłowo wystawić fakturę i jakie daty powinny się na niej znaleźć. 

Data wystawienia faktury

Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do dostawy towarów lub wykonania usługi.
Termin ten obowiązuje również w przypadku:

• wystawiania faktur na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jeżeli sprzedaż została potwierdzona paragonem,
• faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie części lub całości zapłaty.

Dodatkowo, jeżeli w danym miesiącu między tymi samymi stronami doszło do kilku transakcji, podatnik może wystawić jedną fakturę zbiorczą obejmującą wszystkie sprzedaże z tego okresu.

Wyjątki od ogólnych zasad wystawiania faktur

Ustawa o VAT przewiduje jednak liczne odstępstwa od standardowego terminu. Fakturę należy wystawić nie później niż:

• do 90. dnia od wykonania czynności w przypadku usług drukowania książek (z wyłączeniem map, czasopism, magazynów i ulotek), z wyjątkiem importu usług objętych art. 28b,
• do 60. dnia od wydania towaru przy dostawie książek drukowanych (z wyłączeniem map, czasopism, magazynów i ulotek), a w razie przewidzianych w umowie zwrotów wydawniczych – do 120. dnia od pierwszego wydania,
• do 30. dnia od wykonania usługi w przypadku robót budowlanych i budowlano-montażowych,
• do 7. dnia od umownego terminu zwrotu opakowania zwrotnego objętego kaucją, a gdy termin ten nie został określony – do 60. dnia od jego wydania,
• z upływem terminu płatności – w przypadku dostaw energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej oraz gazu, a także usług m.in. telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób i mienia czy stałej obsługi prawnej i biurowej (z wyjątkiem importu usług).

Faktura wystawiona przed sprzedażą

Przepisy dopuszczają również możliwość wystawienia faktury przed dokonaniem sprzedaży – maksymalnie 60 dni wcześniej. Dotyczy to:

• planowanej dostawy towarów lub wykonania usługi,
• otrzymania całości lub części zapłaty przed realizacją świadczenia.

Ograniczenie to nie ma jednak zastosowania do faktur dokumentujących usługi lub dostawy o charakterze ciągłym, rozliczane w określonych okresach rozliczeniowych, takich jak najem, leasing czy opłaty za media, o ile faktura zawiera informację o okresie, którego dotyczy.

Data sprzedaży na fakturze

Co do zasady faktura powinna zawierać datę sprzedaży, rozumianą jako dzień dostawy towaru lub wykonania usługi. Jest to jeden z obowiązkowych elementów dokumentu, wskazanych w art. 106e ustawy o VAT. Zamiast określenia „data sprzedaży” można stosować równoważne sformułowania, np. „data dokonania dostawy” lub „data wykonania usługi”. Jeżeli jednak data wystawienia faktury pokrywa się z datą sprzedaży, nie ma obowiązku jej odrębnego wskazywania na dokumencie.

Moment powstania przychodu w PIT

Na gruncie podatku dochodowego przychód z działalności gospodarczej powstaje zasadniczo w dniu wydania towaru, wykonania usługi lub jej części, nie później jednak niż w dniu wystawienia faktury lub uregulowania należności.

Wyjątek dotyczy usług rozliczanych w okresach rozliczeniowych określonych w umowie, nie rzadziej niż raz w roku – w takim przypadku przychód powstaje w ostatnim dniu danego okresu.

Obowiązek podatkowy w VAT

Zakres czynności podlegających opodatkowaniu VAT obejmuje m.in. krajową dostawę towarów i świadczenie usług, eksport i import towarów oraz transakcje wewnątrzwspólnotowe. Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
Jeżeli jednak przed realizacją świadczenia podatnik otrzyma całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie jej otrzymania – w odniesieniu do otrzymanej kwoty.