Czy kasa fiskalna w sklepie internetowym jest obowiązkowa?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej w sklepie internetowym to temat, który regularnie budzi wątpliwości wśród przedsiębiorców prowadzących sprzedaż wysyłkową. Choć co do zasady sprzedaż na rzecz osób fizycznych wymaga ewidencjonowania, przepisy przewidują określone zwolnienia z kasy fiskalnej, z których e-commerce może skorzystać. Warunkiem jest jednak spełnienie wymogów wskazanych w ustawie o VAT oraz w aktualnym rozporządzeniu Ministra Finansów. W dzisiejszym artykule Bizin.pl przedstawiamy wszystkie informacje na temat kasy fiskalnej w sklepie internetowym. 

Kiedy sklep internetowy musi posiadać kasę fiskalną?

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Nie oznacza to jednak, że każda transakcja w sklepie internetowym automatycznie wymaga kasy fiskalnej.
Rozporządzenie Ministra Finansów przewiduje bowiem zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, które obowiązują do 31 grudnia 2027 roku.

Rodzaje zwolnień z kasy fiskalnej

Zwolnienia dzielą się na:

• zwolnienia podmiotowe – obejmujące całą działalność podatnika (np. limit sprzedaży do 20 000 zł),
• zwolnienia przedmiotowe – dotyczące konkretnych czynności, np. sprzedaży w systemie wysyłkowym.

Sklep internetowy, który realizuje dostawę towarów, może skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego, jeśli spełni warunki przewidziane w przepisach.

Zwolnienie z kasy fiskalnej w sklepie internetowym

Sprzedaż towarów przez sklep internetowy w systemie wysyłkowym (za pośrednictwem poczty lub firm kurierskich) może być objęta zwolnieniem z kasy fiskalnej na podstawie art. 2 ust. 1 rozporządzenia w związku z poz. 41 załącznika do tego aktu.
Rozporządzenie wskazuje czynności, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej, w tym sprzedaż realizowaną w szczególnych warunkach, takich jak wysyłka towarów do klientów.

Na czym polega zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej?

Zwolnienie dotyczy dostawy towarów w systemie wysyłkowym, jeżeli:

• zapłata za towar została w całości dokonana za pośrednictwem banku, poczty lub SKOK-u na rachunek podatnika,
• z ewidencji i dokumentów płatniczych jednoznacznie wynika, jakiej transakcji dotyczyła wpłata oraz kto był nabywcą (wraz z jego adresem).

Kiedy sklep internetowy nie może skorzystać ze zwolnienia?

Przed zastosowaniem zwolnienia należy sprawdzić, czy sprzedawane towary nie znajdują się w katalogu wyłączeń wskazanych w art. 4 rozporządzenia. Zwolnienie z kasy fiskalnej nie przysługuje m.in. przy sprzedaży:

• komputerów, laptopów, tabletów, konsol do gier i ich części,
• sprzętu elektronicznego (np. telewizorów, telefonów, smartwatchy, monitorów, nośników danych),
• sprzętu fotograficznego i optycznego,
• zapisanych i niezapisanych nośników danych,
• perfum i wód toaletowych.

Sprzedaż powyższych towarów na rzecz osób fizycznych zawsze wymaga ewidencjonowania na kasie fiskalnej – niezależnie od formy zapłaty.

Warunki zwolnienia z kasy fiskalnej przy sprzedaży wysyłkowej

Aby sklep internetowy mógł legalnie prowadzić sprzedaż bez kasy fiskalnej, muszą zostać spełnione oba warunki jednocześnie. Zapłata za towar w całości trafia na rachunek bankowy podatnika (np. przelew tradycyjny, szybki przelew online, BLIK).

Dokumentacja sprzedaży jednoznacznie wskazuje:

• jaki towar został sprzedany,
• kto dokonał zapłaty (dane nabywcy wraz z adresem).

W praktyce spełnienie tych warunków następuje poprzez:

• numer zamówienia,
• dane klienta zapisane w systemie sklepu,
• powiązanie płatności z konkretną transakcją.

Forma płatności nie ma znaczenia – kluczowe jest, aby środki wpłynęły na rachunek bankowy sprzedawcy i były możliwe do jednoznacznego przyporządkowania.

Dostawa towarów a prawo do zwolnienia

Przepisy wyraźnie wskazują, że zwolnienie dotyczy wyłącznie dostawy towarów pocztą lub przesyłkami kurierskimi. To bardzo istotna kwestia, często błędnie interpretowana przez właścicieli sklepów internetowych.
Zwolnienie z kasy fiskalnej nie ma zastosowania, jeśli sklep:

• samodzielnie dowozi towar do klienta,
• korzysta z firm transportowych lub spedycyjnych innych niż operatorzy kurierscy i pocztowi.

W takich przypadkach warunek sprzedaży w systemie wysyłkowym nie jest spełniony.

Podsumowanie

Sklep internetowy może korzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jeśli:

• sprzedawane towary nie znajdują się w katalogu wyłączeń,
• zapłata w całości trafia na rachunek bankowy podatnika,
• dokumentacja sprzedaży jednoznacznie identyfikuje transakcję i nabywcę,
• dostawa odbywa się wyłącznie pocztą lub przesyłką kurierską.

Spełnienie tych warunków pozwala prowadzić sprzedaż internetową bez kasy fiskalnej do 31 grudnia 2027 roku.