Czy historia operacji bankowych może być dokumentem kosztowym?

Czasami dochodzi do sytuacji w której przedsiębiorca dokonuje zakupu towaru na aukcji internetowej. W takim przypadku przedsiębiorca może nie otrzymać umowy sprzedaży ze strony sprzedawcy. Czy przedsiębiorca może zatem jako koszt uzyskania przychodu ująć wydatek udokumentowany potwierdzeniem przelewu bankowego. Odpowiedź na to pytanie w dzisiejszym artykule Bizin.pl

Właściwe udokumentowanie kosztu podatkowego

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Zatem żeby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu powinien spełniać łącznie określone warunki:

• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu
• nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
• być właściwie udokumentowany

Ostatni warunek stanowiący o właściwym udokumentowaniu ma charakter obiektywny. Zgodnie bowiem z art. 180 Ordynacji podatkowej podatnicy mogą posłużyć się każdym dowodem, który służy wyjaśnieniu sprawy, a nie jest sprzeczny z prawem.

W kontekście historii operacji bankowych warto także sięgnąć do treści rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W treści tej regulacji wskazano, że oprócz faktur podstawą zapisów w KPiR są także inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że, jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiające powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Historia operacji bankowych jako dokument księgowy

Księgi podatkowe są jednymi z najważniejszych dowodów w postępowaniu podatkowym. Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.  Wynika z tego, że przesłanką konieczną dla zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Nie można zatem kategorycznie odrzucić potwierdzenia przelewu oraz historii operacji bankowych jako podstawy zapisów w KPiR.

Historia operacji bankowych w świetle ustawy o rachunkowości

Spora grupa podatników jest zobligowana do prowadzenia ksiąg rachunkowych. W związku z tym, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie. Podstawą takich zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowód księgowy zasadniczo powinien zawierać:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

W konsekwencji, jeżeli wyciąg bankowy potwierdzający historię operacji przedsiębiorcy spełnia powyższe kryteria, może zostać uznany za dowód księgowy.