Z dniem 1 lutego 2026 roku zaczną obowiązywać nowe przepisy, które wprowadzą obowiązek wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych i korzystania z KSeF, także w sytuacjach, gdy wystąpi tzw. tryb awaryjny systemu. W dzisiejszym artykule Bizin.pl wyjaśniamy, jak będą wyglądały nowe regulacje oraz co powinien zrobić podatnik w razie awarii systemu.
KSeF to centralny system teleinformatyczny, prowadzony przez Szefa KAS, który służy do przesyłania, odbierania i archiwizowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Zgodnie z nowelizacją od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie firmy, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż przekraczającą 200 mln zł (łącznie z VAT), od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek ten zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców. Do tego czasu korzystanie z KSeF jest dobrowolne – od początku 2022 r. podatnicy mogą z niego korzystać, ale nadal mogą też wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza systemem.
Zgodnie z art. 106ne Minister finansów ogłasza rozpoczęcie i zakończenie awarii KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) oraz za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego. Jeśli z jakiegoś powodu nie da się zamieścić ogłoszenia w tych miejscach, informacja o awarii może być przekazana przez media publiczne.
Art. 106nf przewiduje, że w czasie awarii podatnik:
Po zakończeniu awarii podatnik ma 7 dni roboczych, by przesłać wszystkie wystawione w tym czasie faktury do KSeF, aby system nadał im identyfikatory.
Zgodnie z przepisami datą wystawienia faktury jest data wpisana przez podatnika na dokumencie natomiast datą otrzymania w Polsce jest data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę, chyba że numer z KSeF został nadany później – wtedy obowiązuje ta późniejsza data. W przypadku kontrahenta zagranicznego – liczy się data faktycznego otrzymania faktury.
Jeśli faktura wystawiona w czasie awarii zaginie lub ulegnie zniszczeniu, podatnik:
Te same zasady dotyczą również faktur korygujących wystawianych w czasie awarii.
Nowe przepisy przewidują także sankcje finansowe (art. 106ni ustawy o VAT). Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na podatnika karę, jeśli ten:
Wysokość kary wynosi do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Jeśli na fakturze nie ma VAT – do 18,7% całkowitej wartości brutto faktury.
Kary te stanowią dochód budżetu państwa i należy je zapłacić w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji.
Tagi artykułu
Opinie naszych klientów
Prosty, łatwy i przyjazny system z dostępem z każdego urządzenia (telefon, tablet, komputer). Nie martwię się o przechowywanie danych.
Polecam Bizin.pl. My używamy go jako narzędzie dla mobilnego przedstawiciela i sprawdza się. Często są wprowadzane zmiany na prośbę użytkownika - co jest bardzo pomocne :)
Prosty w obsłudze, wszędzie dostępny. Posiada wszystkie niezbędne funkcje do prowadzenia firmy. Wystawiaj, pobieraj, wysyłaj, generuj - wszystko po jednym kliknięciu jest w systemie Bizin.pl. Intuicyjny interfejs pozwala w łatwy sposób zadbać o dokumenty w firmie.
System posiada przyjazny i intuicyjny interfejs co sprawia, że jego obsługa jest bardzo prosta. Za niewygórowaną cenę mam dostęp do swoich faktur z każdego miejsca.
System działa intuicyjnie i niezawodnie. Praca na nim to czysta przyjemność.
Widać, że system dynamicznie się zmienia i obrasta w coraz to nowe funkcjonalności zachowując przejrzysty i czytelny interfejs. Zrezygnowaliśmy z tradycyjnego programu do fakturowania i nie żałujemy decyzji.
49 631
zadowolonych
klientów
