KSeF 2.0 - praktyczny poradnik pracy w KSeF za pomocą Bizin

Ten artykuł opisuje, jak wygodnie i efektywnie pracować z KSeF, dzięki integratorowi dostępnemu w systemie Bizin. Pozwala on bez zbędnych komplikacji wystawiać faktury sprzedaży i przesyłać je bezpośrednio do KSeF, a jednocześnie znacznie ogranicza uciążliwość nowych obowiązków nałożonych przez Ministerstwo Finansów. Dzięki elastycznej konfiguracji można włączyć pełną automatykę - od natychmiastowej wysyłki nowo utworzonych faktur, przez powiadomienia e-mail o pojawieniu się nowych dokumentów zakupu w KSeF, aż po automatyczne pobieranie faktur i wiele więcej.

Poruszanie się po integratorze

Pełne możliwości i wszystkie zakładki integratora dostępne są dopiero po wygenerowaniu lub wgraniu do Bizin kluczy i certyfikatów przynajmniej jednej uprawnionej osoby w kontekście wybranej firmy. Pełny opis autoryzacji w KSeF za pomocą Bizin, dostępny jest w artykule: KSeF 2.0 - jak wygenerować certyfikaty i rozpocząć pracę w Bizin

Po wykonaniu czynności wstępnych związanych z autoryzacją w KSeF możemy przejść do zakładki: Konfiguracja i włączyć integrator parametrem: Włącz obsługę Krajowego Systemu e-Faktur.

Konfiguracja

Ważna uwaga: włączenie integracji nie oznacza automatycznego wysyłania do KSeF faktur wystawionych w Bizin .

Widok konfiguratora wraz z opisem jego parametrów przedstawiamy poniżej:

• Aktywuj dowolny certyfikat użytkownikowi w firmie, który nie przeszedł autoryzacji - pozwala używać integratora KSeF wszystkim użytkownikom podmiotu za pomocą jednego certyfikatu. Jeśli parametr włączony wystarczy, że posiadasz certyfikat na firmę (NIP) lub przynajmniej jeden użytkownik posiada taki certyfikat, a pozostali będą mogli pracować w KSeF.
• Włącz obsługę Krajowego Systemu e-Faktur - główny parametr uruchamiający integrację Bizin z KSeF
• Metoda wysyłki dokumentów do KSeF po zakończeniu ich dodawania - najważniejszy parametr konfiguracji. Przyjmuje on trzy wartości, które decydują o zautomatyzowaniu lub wyłączeniu automatycznej wysyłki dokumentów do KSeF.
  • wysyłaj ręcznie (zakładka: Kolejka) - daje największą kontrolę ale wysyłka odbywa się w sposób całkowicie ręczny poprzez zaznaczenie dokumentu do wysyłki w kolejce
  • pytaj po zakończeniu dodawania - dobry kompromis pomiędzy wygodą a automatyzacją. System będzie pytał po zakończeniu dodawania dokumentu czy wysłać go do KSeF
  • wysyłaj bez pytania - pełna automatyzacja. System po zakończeniu dodawania bez pytania przesyła fakturę do KSeF.
• Opóźnienie wysyłki do KSeF - funkcjonalność umożliwiająca opóźnienie wysyłki o 5 minut. Przydatna ponieważ przesłany dokument do KSeF nie da się wycofać.
• Sugeruj wysyłanie do KSeF dokumentów wystawionych na nabywcę bez numeru NIP - zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) są zwolnione z obowiązku przesyłania do KSeF i mogą być tam przesyłane dobrowolnie.
• Automatycznie pobieraj wszystkie dokumenty zakupowe - włączenie automatu cyklicznie sprawdzającego czy nie pojawił się nowy dokument zakupowy w KSeF. UWAGA. Ze względu na błędy obliczeniowe występujące w dokumentach KSeF włączenie tej funkcjonalności może spowodować import dokumentów z różnymi wartościami. W takich sytuacja w uwagach dokumentu pojawia się stosowna notatka.
• Pozycje z dokumentów domyślnie traktuj jako - parametr umożliwiający zdefiniowanie domyślnego typu dla pozycji w przyjmowanych dokumentach. Mogą to być towary albo koszty prowadzenia działalności.
• Informuj o nowym dokumencie oraz Adres e-mail na który ma być wysyłana informacja o nowym dokumencie - niezwykle przydatna funkcjonalność umożliwiająca wysyłanie powiadomień na zadany adres email o pojawieniu się w KSeF nowego dokumentu zakupu.
• Aktualizuj informacje o kontrahencie danymi z dokumentów KSeF - ze względu na ograniczoną ilość pól przeznaczonych na adres kontrahenta w strukturze dokumentu XML KSeF udostępniliśmy możliwość wyłączenia aktualizowania danych w Bizin informacjami z KSeF. Nie zalecamy włączania tego parametru.

Kolejka i wysyłanie dokumentów

Kolejka jest to miejsce w integratorze, w którym znajdują się faktury gotowe do wysłania lub te które są w trakcie wysyłania. Poniżej przedstawiamy przykładowy widok kolejki.

Widać na nim typowy dla zakładek: Kolejka, Sprzedaż i Zakupy, podział na bloki funkcyjne. Od góry jest widoczny filtr, którym możemy ograniczać wyszukiwane dokumenty. Poniżej jest główna lista odnalezionych faktur, w której najważniejszymi elementami są ikony oznaczające status dokumentów.

Strzałka oznacza że dokument jest procedowany:

• kolor czerwony - wysłany i oczekuje na numer KSeF i UPO,
• kolor pomarańczowy - jeszcze można cofnąć wysyłanie.

Dodatkowo dostępne są pola zaznaczenia faktur umożliwiające zlecenie wysyłki po wciśnięciu przycisku: "Wyślij do KSeF"

Oznaczenia dokumentów wysłanych do KSeF

W systemie Bizin możemy na pierwszy rzut oka rozpoznać czy dokument był już wysłany do KSeF czy nie, poprzez symbol zielonej tarczy, która jest obecna jedynie w dokumentach z odebranym Urzędowym Poświadczeniem Odbioru (UPO).

Dodatkowo w widoku specyfikacji dokumentu mamy prezentowany pełny numer oraz symbol qrcode po kliknięciu na który możemy sprawdzić jego poprawność w KSeF

Pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru - UPO

UPO można pobrać w formacie XML lub PDF klikając w numer KSeF albo zieloną tarczę w dowolnym miejscu prezentacji dokumentu: lista, specyfikacja itd. Następnie w widoku XML klikamy przycisk: UPO gdzie już możemy wybrać format i pobrać dokument na swój dysk.

Pobieranie dokumentów zakupowych z KSeF

Integracja z KSeF w  Bizin umożliwia również przeglądanie i dodawanie dokumentów wystawionych naszej firmie. W celu przeglądania takich faktur należy przejść w widoku integratora KSeF do zakładki Zakupy.

Ma ona klasyczny podział na filtr i listę dokumentów, które można zaznaczyć i wciskając przycisk: Importuje do Bizin przenieść do systemu. Import odbywa się zgodnie z konfiguracją jako towar lub koszt. Można również podejrzeć zawartość dokumentu oraz zadecydować jak mają być importowane poszczególne pozycje z niego. Po kliknięciu na wskazany dokument pobierane są z KSeF jego szczegóły i przechodzimy do podglądu.

Widok podzielony jest na kilka bloków tematycznych. Najważniejsze to: Dane ogólne oraz Lista pozycji. W pierwszym bloku mamy możliwość wyboru znacznika jaki może być przydzielony do dokumentu oraz zmianę typów wszystkich pozycji na liście. Oprócz tego możemy wybrać pojedynczo la liście gdzie ma trafić wskazany produkt lub usługa: do magazynu czy do rejestru kosztów firmy.

Po odpowiednim skonfigurowaniu dokumentu wciskamy przycisk: Importuj do Bizin.

Oprócz tego można pobrać wizualizację udostępnioną przez MF w formacie PDF lub źródło dokumentu w schemacie KSeF które go podgląd widoczny jest po kliknięciu w przycisk: XML.

Podgląd dokumentów w różnych formatach oraz potwierdzenia poprawności

Tak jak pisaliśmy już w poprzednich akapitach system Bizin umożliwia pobieranie różnych dokumentów KSeF w różnych formatach. Poniżej przedstawiamy listę:

• Wizualizacja udostępniona przez Ministerstwo Finansów w formacie PDF 
• Plik źródłowy w formacie XML (ustrukturyzowany) - przesłany lub pobrany z KSeF
• Urzędowe Poświadczenie Odbioru dokumentu elektronicznego KSeF - UPO w formacie PDF
• Urzędowe Poświadczenie Odbioru dokumentu elektronicznego KSeF - UPO w formacie XML
• Wizualizacja Bizin - dotychczasowy dokument pobierany z Bizin z dodanym QRcode poświadczającym przesłanie do KSeF
• W widoku specyfikacji dokumentu udostępniamy linki umożliwiające automatyczne sprawdzenie poprawności danych w systemie i rejestrze KSeF (symbol QRcode)

Automatyzacja

Integracja z KSeF w systemie Bizin umożliwia zautomatyzowanie niektórych procesów związanych z wysyłaniem oraz pobieraniem faktur. Całość konfigurowana jest w opisywanej już wcześniej zakładce: Konfiguracja. Główne dwa parametry opisujemy poniżej.

Automatyzacja wysyłania faktur do KSeF

Konfiguracja poziomu automatyzacji odbywa się poprzez parametr: Metoda wysyłki dokumentów do KSeF po zakończeniu ich dodawania, który przyjmuje następujące parametry:

• wysyłaj ręcznie (zakładka: Kolejka) - daje największą kontrolę ale wysyłka odbywa się w sposób całkowicie ręczny poprzez zaznaczenie dokumentu do wysyłki w kolejce,
• pytaj po zakończeniu dodawania - dobry kompromis pomiędzy wygodą a automatyzacją. System będzie pytał po zakończeniu dodawania dokumentu czy wysłać go do KSeF,
• wysyłaj bez pytania - pełna automatyzacja. System po zakończeniu dodawania bez pytania przesyła fakturę do KSeF.

Automatyzacja pobierania / informowania o nowych fakturach w KSeF

W przypadku dokumentów kosztowych można ustawić dwa automaty, które wykonują prace za nas:

Automatycznie pobieraj wszystkie dokumenty zakupowe - pozwala na dodawanie dokumentów do rejestru kosztów w Bizin w sposób całkowicie automatyczny w cyklach co 60 min. Jest to wygodny sposób ale pozbawia nas kontroli co przyjmujemy do firmy. Dodatkowo kłopotem jest brak walidacji merytorycznej po stronie KSeF, który skutkuje błędami obliczeniowymi występującymi na dokumentach. Najczęstszym błędem jest niezgodność podliczenia netto + VAT = brutto. Często się też zdarza, że suma pozycji na dokumencie nie daje wartości dokumentu. Tego typu błędy mogą zostać w łatwy sposób pominięte przy całkowicie automatycznym pobieraniu faktur.

Uwaga: Źle obliczona faktura posiada opis błędu w polu uwag. Warto sprawdzać to pole.

Informuj o nowym dokumencie - jest to parametr, który pomaga w zarządzaniu kosztami i szybkim reagowaniu w przypadku pojawienia się faktury w KSeF. Zaznaczenie go i podanie e-maila w polu: Adres e-mail na który ma być wysyłana informacja o nowym dokumencie spowoduje że system będzie cyklicznie sprawdzał KSeF i wysyłał na wskazany adres wiadomość o nowym dokumencie.